Grip op verandering: hoe het OM vroegsignalering en labeling inzet in het Strategisch Portfoliomanagement

Van reactief naar proactief – een portfolio-aanpak die wendbaarheid en controle combineert. 

Shift Left: betrokken vanaf het eerste idee 

Het Openbaar Ministerie (OM) beheert een van de meest complexe portfolio’s binnen de overheid. Digitalisering, wet- en regelgeving, ketenafspraken en bestuurlijke toezeggingen komen samen in een dynamische omgeving. Hoe zorg je dat je niet alleen reageert, maar proactief stuurt? 

In 2025 hebben we een belangrijke stap gezet: portfoliomanagement is "shift left". We zijn niet langer alleen betrokken wanneer een veranderingsinitiatief wordt gedefinieerd, maar al vanaf het allereerste begin van een idee. Dit stelt ons in staat om ontwikkelingen in wetgeving en politieke besluitvorming – zowel nationaal als internationaal – te signaleren voordat ze druk uitoefenen op onze organisatie. 

Om dit mogelijk te maken, hebben we de inventarisatiefase (fase 0) toegevoegd aan onze portfoliofunnel. Hier volgen we initiatieven die nog in wording zijn, Een voorbeeld hiervan is het volgen van regel- en wetstontwikkeling nationaal en internationaal, maar ook andere ontwikkelingen. Pas daarna komen ze in fase 1: de oriëntatiefase, waarin een mogelijk veranderinitiatief wordt uitgewerkt zodat er een besluit kan worden genomen. 

Labeling: transparante keuzes 

Vanaf de oriëntatiefase komt labeling in beeld. Met drie heldere labels maken we keuzes inzichtelijk: 

1️⃣ Vastgeklikt (must-do) – Wettelijke verplichtingen, bestuurlijke afspraken, ketencontinuïteit. 

2️⃣ Inwisselbaar (could-do) – Wenselijke verbeteringen die alleen doorgaan als er ruimte is. 

3️⃣ Herbezinnen (rethink-do) – Te zwaar, te complex of te vroeg; eerst herontwerpen of faseren. 

Dit kader voorkomt dat alles tegelijk wordt opgepakt en geeft keuze mogelijkheden. De meer traditionele benadering van prioritering hebben we losgelaten omdat dit te weinig handelingsperspectief geeft. 

Waarom dit zo belangrijk is 

Portfoliomanagement in publieke organisaties richt zich nog te vaak op de uitvoeringsfase (delivery) in plaats van op de voortbrengingsfase (definitie en strategische afweging). Dat leidt tot reactief handelen en hoge kosten bij late bijsturing.  Een gebalanceerde focus op portfolio-definitie cruciaal is voor strategische sturing en risicobeheersing. Helaas zie je dat portfoliomanagement in publieke organisaties vaak tekortschiet in vroeg signalering en strategische keuzes, waardoor wendbaarheid beperkt blijft. 

Shift Left biedt hier een oplossing: door vroegtijdig betrokken te zijn, signaleren we risico’s, afhankelijkheden en wetgevingsimpact voordat ze druk zetten op capaciteit en middelen. Portfoliomanagement is actief betrokken bij strategieontwikkeling, gaat zelf op zoek naar nieuwe ontwikkelingen of neemt deel aan wet- en regelgeving ontwikkeling.  De nadruk ligt meer op het gehele traject voordat een veranderinitiatief is ontstaan en in uitvoering gaat en veel minder op de uitvoeringsfase. We hebben hierop ons portfolio proces aangepast en nu een aantal tafels in ons proces opgenomen om dit goed te kunnen volgen. Een voorbeeld hiervan is de ‘weegtafel’ waarin we met betrokkenen van strategie, impact, wetgevingsontwikkeling nieuwe wet- en regelgeving ontwikkeling volgen, bespreken en labelen. 

De kracht van de combinatie 

Door Shift Left en Labeling te combineren, heeft het Openbaar Ministerie een portfolio-benadering ingezet die: 

✅ Vroegtijdig risico’s en afhankelijkheden signaleert 

✅ Strategische keuzes onderbouwt voordat druk ontstaat 

✅ Capaciteit en middelen gericht inzet op wat écht moet