Van Deep-Dive naar Dieptepunt: Waarom Bestuurlijke Schijncontrole Ketensturing Verlamt

Binnen de publieke sector werken we veel in ketens. Logisch, toch? Een kerndepartement, uitvoeringsorganisaties, ZBO’s – allemaal schakels die moeten samenwerken. Dit gebeurt in projecten, programma’s én in ketenportfoliomanagement. Maar hier begint de uitdaging, want ketenportfoliomanagement leidt vaak tot ongemakkelijke situaties. 🤔

Wat doet ketenportfoliomanagement eigenlijk? Nou, dat lijkt afhankelijk van wie je het vraagt. Er is coördinerend ketenportfoliomanagement, regievoerend ketenportfoliomanagement, sturend portfoliomanagement, eclectisch ketenportfoliomanagement – en de lijst met exotische namen gaat maar door. Maar zodra je vraagt: Wat betekent dat nu concreet? volgt óf een lijvig managementdocument (vaak professioneel opgesteld door een van de Fantastic Four uit de Nederlandse consultancywereld, maar totaal onwerkbaar in de praktijk), óf men zoekt al jaren naar een vorm. En wat is dan de ultieme oplossing binnen bestuurlijk Nederland? Juist:

• 📌 De heidag

• 🔧 De werkplaats

• 🤿 De deep-dive

• 📋 Een extern advies

Ondertussen draaien projecten en programma’s gewoon door. Soms soepel, maar vaker lopen ze in ketenverband enorm uit in tijd en budget. En binnen de ketengremia probeert men wanhopig te sturen, wat leidt tot het bekende playmobil-kantoor-syndroom 🎭: een spel voor volwassenen zonder echte impact.

__________________________________________________________________________________

Waar gaat het mis? 🚧

Ketenportfoliomanagement is niet hetzelfde als strategisch of operationeel portfoliomanagement. Het fundamentele probleem? Het staat simpelweg te ver af van de daadwerkelijke uitvoering. Door de vele bestuurlijke lagen ertussen ontbreekt de aansluiting met projecten en programma’s.

Wil je écht verschil maken met ketenportfoliomanagement? Dan moet de focus anders. Maar dat blijkt in bestuurlijk Nederland lastig vanwege persoonlijke en politieke belangen van bestuurders. 😕

De essentie van ketenportfoliomanagement is eigenlijk heel simpel – sorry Fantastic Four, geen complexe managementtermen nodig:

💡 Maakbaarheid creëren door leverbetrouwbaarheid.

De waarde van portfoliomanagement wordt bepaald door de afstand tussen besluitvorming en uitvoering. Hoe groter die afstand, hoe kleiner de toegevoegde waarde. Besluiten op ketenniveau? Die hebben vaak weinig tot geen effect op veranderinitiatieven. Het is letterlijk playmobil-kantoor spelen. 🎠

En wat gebeurt er in Nederlandse publieke organisaties? We proberen nóg harder te sturen! Dit leidt tot nóg meer overleggen met indrukwekkende maar weinigzeggende titels als “aanjager” en “regiegroep”. 🎩🎭

__________________________________________________________________________________

Is ketenportfoliomanagement dan nutteloos? ❌ Nee!

Als je het goed inricht, kan het wél werken. Hier zijn vier simpele principes om ketenportfoliomanagement effectief te maken:

1️⃣ Capaciteitsafstemming

• Zorg voor afstemming over de capaciteit en beschikbaarheid van ketenpartners met een horizon van 1 à 2 jaar.

• Richt hiervoor een proces in, zodat er geen verrassingen ontstaan. 📊

2️⃣ Voorbereiden op innovatie

• Bewaak dat de ketendoelstellingen behaald worden door tijdig innovatieve veranderinitiatieven voor te bereiden.

• Zo kunnen deze in de komende jaren wél succesvol worden opgepakt. 🚀

3️⃣ Niet sturen op projecten, maar op waarde

• Focus niet op individuele veranderinitiatieven, maar op de waarde die ze toevoegen aan de keten.

• Geen rapportages over projectstatussen, maar over de realisatie van doelstellingen. 🎯

4️⃣ Kijk vooruit, niet naar vandaag

• Ketenportfoliomanagement moet over de toekomst gaan, niet over de operationele beslommeringen van vandaag. 🔮

  
  

__________________________________________________________________________________

Tot slot 🎬

Als publieke organisaties deze vier principes hanteren, kan ketenportfoliomanagement eindelijk worden ingezet waarvoor het bedoeld is. Dan blijft het geen bestuurlijk verzinsel dat mijlenver afstaat van de realiteit, maar een waardevol instrument om écht impact te maken.

Of blijven we playmobil-kantoor spelen? 😉