Rapporteren, waarom en voor wie?

🚦 De illusie van opgerolde rapportages: wanneer overzicht geen inzicht biedt 🚦

🔍 "Laten we een deep-dive doen!" Of "We willen de voortgang van de topprojecten zien."

Wie als portfoliomanager werkt, herkent de uitspraken. We rollen alles netjes op, presenteren een mooi overzicht op portfolioniveau, en… het blijkt nog steeds een flop.

Wat kunnen bestuurders écht met deze opgerolde rapportages? Het eerlijke antwoord: vaak helemaal niets. Een rode status in een rapportage biedt hooguit een achterafsignaal dat het ergens mis is gegaan, maar effectief bijsturen? Lastig.

Moeten we dan stoppen met rapporteren? 🤔 Nee, zeker niet! Rapporteren heeft een belangrijke verantwoordingsrol, maar we moeten realistischer zijn over de waarde ervan.

📅 Rapportages kijken terug op de afgelopen periode en vertellen ons wat er wel of niet is bereikt. Wat vaak ontbreekt? De vooruitblik. Een effectieve rapportage zou naast de terugblik ook een preview moeten geven op belangrijke mijlpalen en risico’s in de komende periode. Zodat bestuurders weten welke issues aandacht verdienen en waar bijsturing nodig is.

Het stoplichtmodel: groene, oranje en rode vlaggen 🚦 In veel organisaties is het stoplichtmodel nog steeds populair. Als alle rapportages worden samengevoegd, wat zegt dit aggregaat dan eigenlijk? Stel, een grote organisatie met verschillende divisies rapporteert met dit model. Wat kan een bestuurder beginnen met een rode vlag van meer dan een maand oud? Of is het alleen bedoeld "ter info"?

Bestuurders willen weten waar ze hun aandacht op moeten richten – niet op individuele issues, maar op het grotere plaatje. Wat ontbreekt vaak in deze rapportages? Een heldere vertaling van de bestuurlijke status van veranderinitiatieven in relatie tot het totale portfolio.

🛠 Wat moet portfoliomanagement doen?

• 🌱 Rapporteer niet alleen over behaalde milestones, maar geef ook de netto in- en uitstroom van het veranderportfolio weer.

• 📊 Geen eindeloze top 10-lijstjes zonder context. Rode vlag op portfolioniveau? Dan moet er al een beslissing zijn genomen of in de maak zijn, anders blijft het alleen 'informatie' zonder actie.

📈 Goede portfoliorapportages moeten bestuurders inzicht geven om het portfolio bestuurbaar te maken. De focus moet liggen op het optimaliseren van veranderkracht, niet op 'Playmobil-kantoorspelletjes' met individuele projecten.

Met andere woorden: we kunnen blijven oprollen, maar zonder bestuurlijke vertaling is het vooral administratief werk met weinig waarde voor de bestuurder en het echte portfoliomanagement.