top of page

Een Stappenplan voor Implementeren van de Portfoliotafel

In deze blog nemen we je mee in een praktisch stappenplan dat Ambition Group al bij meerdere grote organisaties binnen de publieke sector, met succes, heeft geïmplementeerd. Hoog tijd dus dat we onze kennis over dit onderwerp gaan delen!


Lees, leer en wordt enthousiast over het concept van de portfoliotafel en hoe je deze praktisch kunt implementeren binnen jouw organisatie. De portfoliotafel is een essentieel instrument binnen het domein van portfoliomanagement, waarin verschillende interne stakeholders samenkomen om projectstukken te bespreken, prioriteren en adviseren.


We verkennen de basisprincipes van de portfoliotafel, de cruciale rol die het speelt in het effectief beheren en besturen van projectportfolio's, en bieden praktische stappen om een succesvolle portfoliotafel op te zetten en te laten functioneren. Ontdek hoe de portfoliotafel een waardevolle toevoeging kan zijn aan jouw portfoliomanagementstrategie.


Binnen het domein van portfoliomanagement rust de cruciale verantwoordelijkheid voor het leiden en organiseren van de 'portfoliotafel' veelal bij het project portfolio management team (PPM). Dit omvat vaak een portfoliomanager en eventueel de ondersteunende inzet van het portfolio team. Een hechte samenwerking van deze sleutelfiguren vormt de kern van een goed functionerende portfolio tafel.


Wat is een Portfoliotafel?

De portfoliotafel is een multidisciplinair gremium waarbij verander initiatieven en de processtukken hiervan op inhoud worden gereviewed en advies wordt gegeven over het vervolg. De kern van de portfolio tafel schuilt in zijn samenstelling, waarbij alle expertises binnen de organisatie die wat moeten vinden van projecten samenkomen. Deze diversiteit aan vertegenwoordigers, van inkoop tot communicatie, van juridisch tot financiën, en van architectuur tot procesmanagement, creëert een organisatie brede blik op kwesties die worden voorgelegd in dit overleg.


De gevarieerde reikwijdte van de portfolio tafel taken omvat onder andere:

  • Adviseren omtrent veranderideeën;

  • Adviseren over verandervoorstellen, plannen, afwijkingsrapportages en décharges conform het kwaliteitskader;

  • Aandragen van voorstellen voor mogelijke prioritering volgens het prioriteringsschema;

  • Identificeren van kansen voor optimalisatie door veranderopgaves samen te voegen;

  • Voorstellen doen met betrekking tot planning in verschillende teams;

  • Het bepalen van de agenda voor het portfolioplanningsoverleg;

  • Vaststellen en handhaven van het kwaliteitskader;

  • Integreren van geleerde lessen;

  • Het identificeren van mogelijke portfolio risico’s.

  • Het identificeren van afhankelijkheden tussen projecten.

De kracht van de portfolio tafel komt tot uiting in de frequentie van zijn bijeenkomsten, die idealiter wekelijks plaatsvinden. Deze regelmatige ontmoetingen creëren een gestroomlijnde communicatie en ondersteuning van besluitvorming, wat van grote waarde is voor de hele organisatie.


Tip: Iedere week op een vast tijdstip een portfoliotafel inplannen zodat projectmanagers of anderen altijd de kans hebben iets in te dienen of te bespreken. Is er geen aanvraag, dan kun je het altijd annuleren. Zo ontstaan er geen files en houdt je de snelheid erin.


Belangrijk voor het effectief functioneren van de portfolio tafel is de vastlegging van wat er wordt geadviseerd en het vervolg daarvan. De portfolio tafel documentatie kan onder andere veranderideeën, verandervoorstellen, veranderplannen, business cases, afwijkingsrapportages (RFC’s), décharges, vooronderzoeksrapporten, documentatie over het proces van portfoliomanagement, en kwaliteitsdocumentatie omvatten, dit is natuurlijk organisatie-specifiek. Door deze documenten zorgvuldig te beheren en te benutten, wordt een gestructureerde basis gelegd voor de dynamische discussies en beslissingen die de portfolio tafel kenmerken.


Al met al vormen de basisprincipes van de portfolio tafel een kritische pijler in het succesvolle portfoliomanagement, waarbij (interne) stakeholders gezamenlijk streven naar optimale resultaten en groei.


Het Doel van een Portfoliotafel

"Het doel van een Portfolio Tafel is een organisatie brede blik verkrijgen op relevante kwesties, wat tot een verbetering moet leiden op het gebied van besluitvorming, inzicht, kwaliteit, kennisniveau, inplanning en communicatie."


Stappenplan Voor Implementeren van de Portfoliotafel

Hier nemen we jullie mee in het opzetten van een portfolio tafel. Ter illustratie bieden we een concreet voorbeeld van een portfolio tafel aan, dat als uitgangspunt dient voor eigen maatwerk. De uitdaging ligt in het aanpassen en vormgeven van deze portfolio tafel, zodat het naadloos aansluit bij de unieke behoeften en dynamiek van het eigen onderdeel.


Tip: oefen een paar keer met een aantal betrokkenen met reeds bestaande documenten. Wat zou je ermee gedaan hebben.

Stap 1: Maak een Blauwdruk van het Proces

Zet voor jezelf op een rijtje hoe je het proces eruit wil laten zien. Vul de volgende vragen voor jezelf in:

  • Hoe ziet de samenstelling van de portfoliotafel eruit? Welke expertises moeten er allemaal aanschuiven bij dit overleg?

  • Wat is hun rol & verantwoordelijk tijdens dit overleg?

  • Gaan we het online doen of fysiek?

  • Wat gaan we op de portfoliotafel bespreken?

  • En ook vooral, wat gaan we niet bespreken?

  • Bedenk ook of de portfoliotafel advies gaat geven of dat er genoeg mandaat is (waar ligt deze grens?) om zelf besluiten te nemen.


Tip: Zorg dat je in deze fase al wat toekomstige deelnemers meeneemt in het ontwerpen van de processen en afkadering, zo leg je een goede basis en creëer je al wat sponsors die later goed van pas komen.

Stap 2: Richt De Praktisch Zaken In

Stap 3: Organiseer Een Portfoliotafel Workshop

Stap 4: Incrementele verbetering


Een Uitwerking Uit De Praktijk

Hieronder beschrijven we een concrete toepassing van een effectieve portfolio tafel binnen een bestaande organisatie. Vanuit onze implementatie bieden we een nuttige checklist aan die je kan gebruiken als kompas voor een gestroomlijnde en succesvolle portfolio tafel. Het is belangrijk dat met onderstaande onderwerpen rekening is gehouden in het toetsen van bijvoorbeeld een verandervoorstel en daar waar nodig afstemming is geweest. De checklist wordt getoetst door de portfolio tafel.


Checklist per expertise voor stukken die behandeld worden aan een Portfoliotafel:

  1. Financiën: Vul het begrotingsformat op basis van de laatste versie met bijbehorende handleiding. Stem de benodigde capaciteit en mogelijke planning voor wat betreft de veranderopgave rollen af.

  2. Procesmanagement: Indien de veranderopgave proceswijzigingen verwacht voor de werkprocessen, graag contact opnemen met het procesmanagementteam om samen te kijken naar verwachte impact en afstemming met proceskringen.

  3. Privacy / Gegevensbescherming: Stem af hoe gegevensbescherming geborgd wordt in de aanpak en in het te ontwikkelen proces, inclusief mogelijke contracten en/of verwerkersovereenkomsten.

  4. Architectuur: Indien de veranderopgave een IT/IV component heeft, stem af met de design authority of het past binnen de huidige architectuur kaders.

  5. Informatiemanagement: Stem af met de informatiemanager of de (door)ontwikkeling past binnen de opgestelde kaders, beleid, richtlijnen en visie.

  6. Ontwikkeling en Beheer: Stem de benodigde inzet en mogelijke planning van interne IT capaciteit en externe IT capaciteit af.

  7. Informatie beveiliging (Security): Stem af of een business impact analyse (BIA) en / of een Quickscan Informatiebeveiliging nodig zijn.

  8. HR: Stem met HRM af of deze veranderopgave impact heeft op instroom, doorstroom en/of uitstroom van medewerkers zodat dit in het kader van strategische personeelsplanning tijdig gefaciliteerd kan worden.

  9. Beleidsregels: Nieuwe wet- en regelgeving leidt vaak tot nieuwe of aanpassing van bestaande beleidsregels. Check of er impact is.

  10. Facilitair & Inkoop: Advies over aanpak en totstandkoming van afspraken. Advies over gebruik van juiste documenten.

  11. Bedrijfsjuridisch Team: Advies over aanpak en totstandkoming van afspraken. Advies over gebruik van juiste documenten.

  12. Communicatie: Stem af of het voorstel een verbetering is voor de communicatie. Beschrijf hoe de veranderopgave een bijdrage levert aan het versterken van het vertrouwen.

  13. PPM: Stem het verandervoorstel af met PPM.


Met deze checklist als voorbeeld ben je, na aanpassen op de eigen situatie, voorbereid op het opzetten en uitvoeren van een succesvolle portfolio tafel binnen jouw organisatie.


De Voordelen van een Portfoliotafel

Naast een betere besluitvorming te faciliteren door een gestructureerd overleg aan te bieden waarin belangrijke projecten en veranderopgaven worden besproken en beoordeeld, brengt de portfoliotafel nog meer concrete voordelen;

  1. Verbeterde prioritering: Door alle projecten en veranderopgaven op één plek te bespreken, kunnen organisaties beter prioriteren en middelen toewijzen aan de meest strategische initiatieven.

  2. Betere afstemming: De portfoliotafel biedt een platform voor het afstemmen van projecten en initiatieven met de overkoepelende strategische doelstellingen van de organisatie, waardoor consistentie en samenhang worden bevorderd.

  3. Effectievere risicobeheersing: Door risico's, afhankelijkheden en knelpunten in projecten te identificeren en te bespreken tijdens de portfoliotafel, kunnen organisaties proactief maatregelen nemen om deze te beheren en te verminderen.

  4. Transparantie en communicatie: De portfoliotafel zorgt voor transparantie en open communicatie tussen verschillende afdelingen en belanghebbenden binnen de organisatie, wat bijdraagt aan een beter begrip van de strategische richting en prioriteiten.

  5. Efficiënte resourceallocatie: Door alle projecten en veranderopgaven centraal te beheren, kunnen organisaties resources efficiënter inzetten en duplicatie van inspanningen voorkomen.

  6. Strategischere besluitvorming: De gestructureerde aanpak van de portfoliotafel kan leiden tot strategischere en meer doordachte beslissingen over projecten en initiatieven, wat de algehele wendbaarheid van de organisatie bevordert.

  7. Continue verbetering: Door regelmatig bijeen te komen en projectprestaties te evalueren, kan de portfoliotafel een cultuur van continue verbetering stimuleren binnen de organisatie, waarbij lessen worden geleerd uit eerdere ervaringen en best practices worden gedeeld.


Het opzetten en implementeren van een portfoliotafel biedt een gestructureerde aanpak voor het beheren en prioriteren van initiatieven en projecten binnen een organisatie. Door de juiste procedures te volgen en alle relevante stakeholders te betrekken, kan de portfoliotafel een waardevol instrument worden voor het realiseren van optimale resultaten en groei!


Wil je meer weten of heb je nog vragen over het implementeren van een portfoliotafel?


Ambition Group portfoliomanagement implementeren

Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet

Add a rating
bottom of page