top of page

Formatie Chips, onmogelijke keuzes en SPOF’s

De formatie chips komen er aan!

Binnen portfoliomanagement in overheidsorganisaties zijn formatie chips een bijzonder fenomeen. Nadat een formatie is afgerond komen deze zogenaamde ‘formatie chips’ richting ministeries en uitvoeringsorganisaties. Veelal leiden deze tot veranderinitiatieven die moeten worden uitgevoerd. Het is dan de kunst om deze goed in te schatten en aan te geven wanneer kan worden opgepakt. Het probleem is hierbij dat het altijd snel en het liefst direct moet. En soms zijn de wensen tegenstrijdig met al ingezette ontwikkelingen binnen het portfolio, wat het nog lastiger maakt.


Een andere uitdaging met deze ‘chips’ is dat het veelal een extra druk op het toch al vaak overvolle veranderportfolio. Vanuit de portfolio verantwoordelijkheid inzake maakbaarheid moet je hier rekening mee houden.

Een simpel uitgangspunt is dat na het aantreden van het kabinet (bordes scene) binnen een jaar deze ‘chips’ richting de verander portfolio komen.

Kortom in de toch al ingewikkelde portfolio omgeving binnen Publieke organisaties moet je als portfoliomanager ook nog eens rekening houden.


Mijn tip: Hou nu al rekening met het feit dat je de komende 2 jaar ruimte moet inruimen voor deze formatie chips en bepaal zo snel mogelijk wat de impact is. Wij zijn nu al gestart met het maken van een mapping van het onderhandelingsakkoord op onze veranderportfolio.


Een belangrijke indicator is de ‘burn rate’ binnen het portfolio. Hoeveel budget kun je verbruiken versus beschikbare kritische capaciteit. Als de kritische capaciteit niet tijdig verhoogt wordt heeft extra budget geen toegevoegde waarde.

Chips

Onmogelijke keuzes; buikpijn momenten

‘Het veranderportfolio zit de komende jaar vol’, is een veel gehoorde uitspraak binnen publieke organisaties. En toch moet het mogelijk blijven om urgente (en dat zijn er dan toch weer veel) verandersignalen op te pakken. Met veel passen meten ingepast wordt, maar er komt het punt dat het niet meer lukt.


Dan komen de prioriteringslijstjes en scenario’s om te kijken hoe en wat er dan ‘geschrapt of doorgeschoven moet worden’.  Veelal zijn dit onmogelijke keuzes, alles wat je doet gaat pijn doen en heeft consequenties voor het primaire proces, wet- en regelgeving  of politieke toezeggingen. Voor portfoliomanagement echte buikpijnmomenten. Is dit te voorkomen? Nee helaas niet, het enige wat je kan doen is steeds mogelijke scenario’s gereed hebben.


Wat ik in mijn praktijk doe, is het steeds proactief ontwikkelen van nieuwe scenario’s waaruit je kan kiezen.


Mijn tip: Wacht niet tot het zover is maar zorg ervoor dat je regelmatig pro actief kijkt wat nieuwe scenario’s zijn. Bijvoorbeeld op basis van verwachte extra vraag of een andere manier van samenstellen van het portfolio. En bespreek deze regelmatig tijdens kwartaal planningen of in de besluitvormingsorganen.


Wij maken deze scenario’s op basis van verwachte ontwikkelingen en ‘shocks’ en ‘waves’.

 

SPOF’s we hebben ze allemaal

Single Point of Failure (SPOF’s), zijn die resources die in veel geprioriteerde projecten altijd nodig hebt. Denk aan key PO’s of personen met een vaardigheid die weinig beschikbaar is in de organisaties. Als portfoliomanager is het belangrijk om te weten wie en hoeveel SPOF’s er in de portfolio capaciteitplanning zijn. Vaak is de gedachte van bestuurders dat capaciteit wel bij-geplust kan worden maar dat heeft veelal het omgekeerde effect. De druk op de SPOF’s wordt verhoogd en de extra capaciteit kan niet effectief worden ingezet. Dit wordt ook wel het zandlopermodel genoemd.


Het is van belang om in de capaciteitsplanning de SPOF’s te identificeren, zodat de lijn hierop een ontwikkel strategie kan maken om zo een SPOF te mitigeren.


Ga je als portfoliomanager een planning maken hou dan rekening met de SPOF’s en bespreek met de lijn wat gedaan kan worden om de druk op SPOF’s te verminderen en hoe in de toekomst SPOF’s worden gemitigeerd.

Portfoliomanagement is een vak van vooruitkijken en bezig zijn met het gereedmaken van de veranderkracht van de organisatie voor de toekomst.


Te vaak wordt Portfoliomanagement gezien als het maken van rapportages en kwaliteitscontroleurs van projectstukken. Bij Ambition Group laten we zien dat het meer is dan dat.

Den Haag

Komentarze

Oceniono na 0 z 5 gwiazdek.
Nie ma jeszcze ocen

Oceń
bottom of page